القبول والتسجيل الإلكتروني — من الطلب حتى العقد

دورة قبول إلكترونية كاملة

بدل الأوراق والملفات — كل عملية القبول تتم إلكترونياً:

• دورات قبول — افتح دورة قبول للفصل الدراسي القادم بنقرة
• طلبات أونلاين — ولي الأمر يقدم طلب القبول من الموقع
• مراجعة الوثائق — رفع وتحقق من الوثائق المطلوبة (شهادة ميلاد، هوية، شهادة نقل)
• سير العمل — مراحل: مقدّم → مراجعة → مقبول → مسجّل
• عقود تلقائية — عند القبول يُنشأ عقد (فاتورة) تلقائياً
• رموز تسجيل — أكواد فريدة لكل طالب جديد

استيراد وترحيل البيانات

• استيراد الطلاب بالجملة من ملفات Excel/CSV
• استيراد بيانات الطلاب من نظام نور مباشرة
• ترحيل البيانات من أي نظام إدارة مدرسي آخر
• نقل الطلاب بين الفصول والمراحل بمعالج ذكي
• ترقية الطلاب نهاية العام الدراسي بنقرة واحدة

ما الذي تعنيه إدارة عمليات التسجيل في المدرسة؟

«التسجيل» ليس خطوة واحدة بل سلسلة عمليات تمتد من أول اتصال لولي الأمر حتى دخول الطالب الفصل. أي نظام يغطي جزءاً منها فقط يترك الباقي على الورق والواتساب:

1. الطلب: استقبال طلب القبول أونلاين ببيانات الطالب وولي الأمر بدل تعبئة نموذج ورقي في المدرسة.
2. الوثائق: رفع صورة الهوية وشهادة الميلاد والسجل الأكاديمي السابق، ومراجعتها واعتمادها إلكترونياً.
3. التقييم: تحديد موعد اختبار أو مقابلة القبول وتسجيل نتيجتها في ملف الطالب.
4. القرار: قبول أو قائمة انتظار أو اعتذار، مع إشعار ولي الأمر بالقرار.
5. العقد والرسوم: عقد ولي الأمر وربط الطالب بخطة الرسوم المناسبة لصفه.
6. التسكين: توزيع الطالب على الصف والشعبة، وربطه بالنقل والمقصف إن لزم.

القيمة الحقيقية تظهر حين تعمل هذه الخطوات على ملف واحد: البيانات التي أدخلها ولي الأمر في الطلب هي نفسها التي تظهر في العقد وفي كشف الرسوم وفي سجل الحضور — بلا إعادة إدخال ولا اختلاف في كتابة الاسم.

إعادة التسجيل — أثقل عملية في السنة

القبول الجديد يشغل الإدارة أسابيع، لكن إعادة تسجيل الطلاب الحاليين هي العملية التي تتكرر لكل طالب كل عام، وغالباً تُدار يدوياً.

ما يجب أن يوفّره النظام:

• ترقية الطلاب للصف التالي دفعة واحدة، لا طالباً طالباً.
• ربط كل طالب مُرقَّى بخطة رسوم صفه الجديد تلقائياً.
• تحديد الطلاب غير المعيدين للتسجيل مبكراً — وهو مؤشر مبكر على تسرّب الأسرة.
• إبقاء سجل الطالب الأكاديمي والمالي متصلاً عبر السنوات، لا ملفاً جديداً كل عام.

الفرق العملي: مدرسة تنهي إعادة التسجيل في يوم، مقابل مدرسة تقضي فيها أسبوعين من العمل اليدوي كل صيف.

قوائم الانتظار والصفوف المكتملة

حين يمتلئ صف، تبدأ مشكلة إدارية صامتة: طلبات جديدة تصل ولا يوجد مكان، فتُحفظ في دفتر أو في ذاكرة موظف الاستقبال. النتيجة أن المدرسة تفقد أسراً كانت مستعدة للانتظار.

إدارة التسجيل الجيدة تعني أن كل طلب يبقى في النظام بتاريخه وترتيبه، فإذا شغر مقعد يُعرف من يستحقه أولاً — بدل الاعتماد على من اتصل مؤخراً.

استيراد البيانات من Excel ومن سجلاتكم الحالية

أكثر بند يُنسى عند شراء النظام: من ينقل بيانات الطلاب الحاليين؟ الطلاب وأولياء الأمور وأرصدة الرسوم موجودة اليوم في ملفات Excel أو دفاتر، ونقلها يدوياً لصف واحد قد يستغرق أياماً.

قبل التوقيع اسأل: هل الاستيراد مشمول؟ ومن ينظّف البيانات المكررة وغير الموحّدة؟ وكم يستغرق؟ في EduX يتم الاستيراد ضمن التفعيل، ويشمل الطلاب وأولياء الأمور وخطط الرسوم وملفات الموظفين.

الأسئلة الشائعة